Lo que Agile puede hacer por nosotros

Han sido algo más de 20 meses aplicando metodologías Agile con distintos propósitos y alcance en los proyectos de consultoría y formación. En estos cerca de dos años las organizaciones han ido abrazando más y más sus bondades sin que haya faltado un cierto grado de confusión acerca de cuánto de nuevo significa y cuánto de viejas recetas incluye (no por viejas obsoletas). Difícilmente encontraréis una empresa del IBEX que hoy en día no ande mirando a ver cómo “implantar Agile”.

Hoy quiero contaros el valor que me está aportando a mí, un profesional que trabaja más en el campo del management que de la informática,  y en qué medida percibo que esté suponiendo un avance para las organizaciones con las que he trabajado.

Para empezar os tengo que decir que gran parte del tiempo trabajando en el universo Agile  lo he dedicado a consultar y comprender cómo les había ido a profesionales que llevaban mucho más tiempo que yo aplicando Agile. Me siento un afortunado por todo lo que he aprendido de consultores,  comunidades y empresas.

Aunque todos estos meses me darían para escribir un libro para el cual ahora mismo no tengo tiempo, son fundamentalmente tres los beneficios que quiero recalcar:

  • Agile representa una forma fresca de comunicarse, diferencial y más flexible que el que las empresas solían adoptar en la última década en el paradigma del “jefe participativo” en el mejor de los casos. Por ejemplo, concede legitimidad al concepto de autoridad ganada con los clientes y compañeros frente al del poder jerárquico sin más.
  • Facilita lo que muchos enfoques han intentado antes y a lo que he dedicado muchos posts en mi blog, que el mapa de las responsabilidades dentro de la organización sea transparente, conocido por todos e, incluso, que gire en torno a lo que necesita el cliente, poniendo en evidencia los obstáculos para alcanzar las expectativas del equipo de forma inmediata.
  • Y también he visto con mis propios ojos la expresión de esperanza de muchos profesionales para los que el trabajo se había vuelto una rutina alienante. Agile supone un rayo de luz en entornos de trabajo invadidos por la pelea de reinos de taifas, el paternalismo o el cortoplacismo.

Igualmente es importante darse cuenta de que Agile no es para todos y para cualquier situación. Si su empresa desconfía sistemática de sus profesionales, si el entorno de incertidumbre en su sector es muy bajo o ya les va muy bien con un enfoque waterfall posiblemente Agile puede esperar.

Dentro de mi atenta revisión de las utilidades del enfoque considero importante el papel de las certificaciones como Scrum, SAFe, Kanban, etc. si bien os puedo asegurar que partiendo del mindset de Agile, las implementaciones finales varían mucho (y creo que así debe ser) en función de la cultura de partida de la empresa y el momento por el que esté atravesando el negocio.

Cada organización debe encontrar su propio modelo y no tratar de hacer las cosas porque “Agile dice que hay que hacerlo así” o de la otra manera. Hay un camino integrador y sensato lejos de los propósitos dogmáticos o interesados de algunos especialistas.

Igualmente concede prioridad a la propia filosofía (orientación al cliente, flexibilidad, equipo…) por encima de la aplicación de cualquier método. Si alguien ha tenido una buena idea que aplicar en un proyecto permite que la lleve a cabo aunque se le haya olvidado escribirla en un post-it e incorporarla al panel de turno.

Y que no le preocupe a nadie cuando en un taller de algún proyecto salga alguien que diga que eso en su área hace mucho que lo vienen haciéndolo sin tener que llamarlo agilismo… pues mejor, camino avanzado y ojalá que todos los miembros de su equipo (y no digamos ya de la empresa) piensen lo mismo y que también vengan consiguiendo los beneficios que os he comentado que Agile puede reportar.

Alinear la organización con los objetivos de venta

Cuando se trata de establecer verdaderas PRIORIDADES en la organización, para todos, sin distracciones, las herramientas que nos ayuden a compartir métricas de éxito (cuadros de mando) y los planes de acción precisos en torno a ellos son una ayuda inestimable. Hoy traemos un ejemplo de una aplicación española que debemos conocer por su sencillez y el énfasis que hace en toda la comunicación en torno a los propósitos comunes en lo que deben constituirse los objetivos:

Origen: Post – Gestión de la estructura organizativa comercial para alcanzar objetivos de venta

Una apreciación del desempeño más ágil

Gestión del desempeñoMuchas somos las personas conscientes de las deficiencias de muchos sistemas de gestión del desempeño que se han implantado en empresas. Fundamentalmente, y para ser muy escueto destacaría tres errores:

  • El seguimiento del desempeño se reserva, y se posterga, a las entrevistas periódicas, con su consiguiente fracaso. De esta forma, los compromisos de mejora no quedan claros o no se renuevan.
  • Se confunden gestión del desempeño con evaluación; no se trata de poner una nota, sino de que paulatinamente se trabaje mejor y mejor coordinados con el resto de la empresa.
  • Los criterios por los que se valora el desempeño no resultan familiares a las personas que los aplican.

Y algunas personas seguimos trabajando por mejorarlos. Entre las ideas de mejora hoy quiero destacar un software de una empresa holandesa con presencia en sede en USA también. En este vídeo nos explica brevemente su herramienta:

Sin duda les queda por delante un gran esfuerzo de integración con los sistemas existentes en las empresas, pero debemos reconocer que:

  1. Favorecen un seguimiento mucho más continuo del desempeño y facilita su gestión. Además su sistema móvil es una ventaja.
  2. Transmite que la mejora del desempeño es una guerra común de todos, managers y resto de profesionales, los que ofrecen feedback y los que lo reciben.
  3. Integra en un mismo entorno todos aquellos sistemas que aportan feedback sobre el desempeño: sistemas de gestión del desempeño, feedback 360 y las interacciones diarias.

Dando forma al compromiso

Cómo establecer expectativas entre managers y colaboradores.

Uno de los aspectos más críticos para el éxito de los sistemas de gestión del desempeño en las empresas, o simplemente para la salud de la relación entre managers y colaboradores, es el establecimiento de expectativas claras.

Valorar el desempeño debe partir de que las dos personas entiendan de la misma manera, con transparencia y nitidez, qué esperamos del desempeño individual del colaborador, de su contribución a los objetivos de equipo y de cómo el rol del manager va a ayudar a ello.

Solo cuando las expectativas están claras el camino queda allanado para una colaboración fructífera y una comunicación sin sorpresas.

Os propongo un filtro con cinco condiciones para asegurar la calidad en el establecimiento de las expectativas entre managers y colaboradores:

  • Se puede realizar un seguimiento de que se trabaja conforme a la expectativa.
  • Refleja un aspecto crucial de las responsabilidades del profesional.
  • Valora el desempeño específico de la persona, aparte del equipo.
  • Tanto manager como colaborador se aseguran de que la entienden de la misma manera.
  • Si el sistema lo exige, estableciendo niveles de consecución claros según lo esperado, por abajo o por arriba.

A menudo he escuchado el comentario de “si no encontramos objetivos medibles el sistema se vuelve subjetivo y, por tanto, injusto.”

Mi opinión es que un acuerdo claro y transparente entre manager y colaborador es lo que hace el sistema justo, a través de la transparencia y una comunicación abierta a lo largo del periodo.

No creo que los indicadores más aritméticos puedan obtenerse cuando estamos valorando cómo trabajan las personas. Hay sobrados ejemplos en nuestra vida diaria. A nuestros hijos les reconocemos el tesón, por encima de si sacan un 6 o un 8, nuestro monitor de tenis se preocupa de si colocamos bien las piernas al golpear la bola, por encima de que en un entrenamiento concreto hemos ganada más o menos puntos. El feedback se construye desde la observación continuada y la conversación entre las personas y no desde la mera medición de un indicador de resultados.

 

Los 5 sesgos en la comunicación que más pueden afectar a tu entrevista de gestión del desempeño

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Es tiempo de planes, de establecer metas y de prepararnos para conseguirlas. Un año significa para muchos un papel en blanco sobre el que estamos a tiempo de dibujar historias felices, de entendimiento con nuestros equipos y de logros profesionales.

Cuando tratamos de cristalizar todo ello, tendremos que ser consciente del papel fundamental que juega la comunicación personal; saber entendernos, poner de nuestra parte para que el camino que emprendemos sea realmente una senda de colaboración.

Para ayudarte con ello, quiero recordarte cuáles son las principales amenazas que puedes encontrarte, y no se trata de que algunas personas tengan las malas intenciones de arruinarte tu buena predisposición, sino, simplemente, de que nuestras mentes tiene la fea costumbre de anteponer nuestra visión a las percepciones externas:

Las personas somos especialmente sensibles a lo primero que escuchamos en una conversación.

Es una actitud de defensa, por eso es tan importante recordar que en relaciones personas el orden de los factores afecta seriamente al producto. Hasta que en una conversación no hayamos generado la suficiente confianza, debemos ser cautos con valorar al otro y, mucho más, tratarle con consideración, reflejando que nos preocupamos por él/ella.

Tendemos a tomar decisiones, aunque sean irracionales, por apoyar antiguas decisiones racionales.

Cuenta con que nuestro afán de justificación y la inercia de nuestros actos pasados actuarán como un freno para los cambios de visión y las nuevas ideas. Por ello, un buen consejo es presentar las nuevas ideas y planes como algo añadido y no como algo en contra.

Cuando elegimos algo tendemos a valorarlo mejor que el resto de alternativas.

Una vez que hemos elegido algo, las personas tratamos inmediatamente de justificarlo racionalmente y bloqueamos las opciones que desechamos. Por eso tomaos un poco más de tiempo para valorar las decisiones más importantes que afectarán el nuevo periodo y, por supuesto, tratando de que sean ideas conjuntas, compartidas.

Cuando nos situamos en un estado mental o emocional, es complicado entendernos con personas fuera de ese estado.

Lee cuál es el estado emocional de tu interlocutor si quieres que en una entrevista se tomen decisiones conjuntas duraderas a las que se comprometan las dos partes. Un estado mental de temor, enojo o euforia hipotecará el grado de compromiso futuro con un plan o una meta debido a un momento desafortunado para decidir.

Una vez que has atribuido un perfil a una persona, es complicado comprender su situación.

Este aspecto exige que realices una reflexión sincera antes de entrar en una conversación con un colaborador acerca de cómo va a ser vuestra cooperación en el futuro. ¿Cómo le ves? ¿Te has formado un estereotipo, positivo o negativo, de él/ella que afecta a la confianza que le depositas? A menudo es inevitable y razonable. Sin embargo, puedes ser tú mismo quien pone límites al potencial de esa persona por la idea que te formaste sobre ella. Permítete escucharla, buscar nuevos caminos, asignarle un nuevo rol en el equipo que enriquezca su trabajo y posibilite obtener nuevas metas.

El liderazgo a través de la autoestima (Homenaje al profesor Bernabé Tierno)

Entre la abundante literatura sobre habilidades directivas existen numerosas recomendaciones sobre cómo condicionar y orientar el comportamiento de las personas que forman los equipos y las organizaciones.
Herramientas para dirigir del desempeño de las personas incluyen el establecimiento de
normas, la calidad de la comunicación, el dar ejemplo, ser coherente, aplicar incentivos,
facilitar los cambios, etc.
Potenciar la autoestima de las personas con las que contamos en nuestro equipo puede ser, asimismo, la forma más eficaz y duradera de mantener un equipo de alto rendimiento con un adecuado clima social.
Las personas que por el motivo que sea carecen de autoestima son colaboradores que tienden a huir de las responsabilidades, responden de forma agresiva o pasiva a las adversidades, son fuente de conflictos internos y se muestran irregulares en su desempeño. Las personas con un alto nivel de autoestima adquieren compromisos, son equilibradas y regulares, son constructivas y se preocupan por la mejora continua propia y del equipo.
En la prensa deportiva nos enteramos de entrenadores con poca experiencia que resucitan equipos que parecían condenados al fracaso. Gran parte de ese tipo de éxito proviene de la capacidad del entrenador para hacer recuperar al equipo su autoestima.
Por lo tanto, un camino de actuación apropiado para los directivos es fomentar la autoestima de las personas que integran su equipo. El fomento de la autoestima ha constituido una vía de estudio más propia de las teorías de la educación que de la literatura sobre liderazgo. No obstante, como indica el profesor Bernabé Tierno en su libro “La Educación Inteligente” (Temas de Hoy, 2002), similares conceptos pueden ser aplicados en el terreno de la dirección de personas.

He seleccionado algunas acciones del directivo que fortalecen la autoestima de los colaboradores.
1. Cuida las formas. El líder que fomenta la autoestima de las personas que trabajan a su alrededor cuida los aspectos ligados a la comunicación no verbal tales como el tono de voz, la mirada o los gestos. Estos aspectos son tan importantes o más como la
comunicación verbal o escrita para promover un clima que cuide la autoestima y el respeto mutuo.
2. Reconoce, valora, agradece. Un entorno cordial facilita la generación de autoestima. Agradecer las aportaciones de los miembros refuerza la relación personal. La autoestima descansa en el hecho de que cada uno podamos percibir lo importante que es nuestra labor.
3. Otorga la autonomía precisa. Confianza y delegación son dos conceptos inseparables. Cuando el “líder” permite un grado de autonomía acorde con la madurez profesional del colaborador refuerza la autoestima de éste. El mensaje implícito hace sentir al
colaborador que es capaz y que su entorno confía en él.
4. Es directo y claro. Hablar con rodeos o no ser honesto y directo con las personas disminuye el nivel de autoestima en los equipos. La transparencia en el trato hace sentir a las personas la relevancia que su rol tiene en el equipo. A la hora de dirigir explica el para qué de las actividades, en lugar de limitarte a dar órdenes.
5. Es coherente. Mantener los criterios de decisión favorece la autoestima de las personas. Alterar estos criterios sin razón objetiva lleva a la pérdida de rumbo del equipo. Esa arbitrariedad distorsiona la autoestima de las personas por la falta de un referente válido.
6. Comparte experiencia, comparte errores. Compartir fomenta el espíritu de equipo y refuerza la importancia de cada uno de los miembros del equipo. Este punto es también fuente de aprendizaje desde un mismo plano entre responsable y el colaborador.
7. Dedica tiempo a las personas. Las tareas sociales del líder son el eje alrededor del cual se establecen las relaciones en el equipo. Estas funciones, tales como apreciar el desempeño de los colaboradores, formar e informar, coordinar proyectos, transmitir planes, etc., refuerza la percepción de la importancia del trabajo de los colaboradores y, asimismo, provee la ayuda necesaria.
8. Marca los límites. Existen en todos los equipos un marco normativo, explícito o implícito, que debe conocerse y respetarse, supone aquellas “leyes” de base que conforman las reglas del juego. Se refieren a aspectos de coordinación de proyectos, trato a las personas y el equipo, procedimientos, etc. La quiebra de estos límites lleva al conflicto y a la pérdida de credibilidad profesional de algún miembro del equipo que debemos evitar.
9. Pacta compromisos, pide cuentas y huye de aplicar castigos. La sanción, el castigo, la represalia, es un recurso límite que lleva a la confrontación posterior en el equipo. La persona con autoestima es responsable y le gusta ser tratada como tal. La imposición es también una trasgresora de la autoestima porque genera relaciones basadas en la jerarquía.
10. Pide colaboración y se deja asesorar. Las personas entendemos que nuestra función es relevante cuando se cuenta con nosotros para planificar y llevar a cabo los planes. Ese peso de nuestra opinión refuerza nuestro nivel de autoestima.

Sin duda la generación de autoestima es función de otros factores endógenos a cada persona, no obstante este decálogo puede guiar a los mandos que desean poner en práctica un estilo de mando constructivo basado en la autoridad que le confieren las personas, más que en el poder que le otorga la empresa.

 

La competencia más bonita

Cuando hablamos de negociación tendemos a relacionarlo con el mundo de las empresas y sobreentendemos que saber negociar alude fundamentalmente a una capacidad profesional. Sin embargo, negociación es mucho más, es un hábito personal que, asumido como rutina, nos permite relacionarnos de forma sana con nuestro entorno y con nosotros mismos.

Sería estupendo que desde pequeños entendiéramos que negociar es… inevitable. Todos los días encontramos personas con intereses, necesidades o formas de comportarse opuestas a las nuestras. ¿Cuál es nuestra reacción natural? ¿Nos afecta demasiado el grado de afinidad con quien tenemos que negociar?

Imagina una escena de una comida familiar. A mitad de la comida el padre comenta que esa misma tarde deben ir todos a visitar a un tío segundo que vive a una hora de distancia. Uno de los hijos ya había quedado con sus amigos a media tarde y la visita le fastidia el plan. La respuesta del adolescente podría ser, desde el levantarse de la mesa y meterse en su cuarto, portazo mediante, hasta proponer que vayan y vuelvan antes de lo previsto de forma que le quede tiempo para estar con sus amigos; sin olvidar un buen número de alternativas en su reacción que puede pasar por buscar la complicidad de los otros hermanos, solicitar a cambio llegar una hora más tarde esa noche, recordar que llevan ya dos fines de semana haciendo planes familiares, pedir que les acompañe un amigo suyo, etc.

De su reacción va a depender, a su vez, la respuesta de los padres y, en consecuencia, el “buen rollo” en casa durante la semana, futuros planes familiares y entender las comidas en casa como un espacio de disfrute y comunicación.

Encontramos buenos negociadores en multitud de momentos de nuestra vida, el mecánico que nos explica paciente un presupuesto de reparación, el proveedor que comprende sin justificarse nuestro disgusto por un cambio en las condiciones del contrato, la jefa que nos da un poco más de plazo para finalizar una actividad de modo sobresaliente, nuestra pareja cuando nos dice que no tiene inconveniente conque nos quedemos hoy en casa pero que entonces mejor hagas tú mañana la compra al volver del trabajo, etc.

Todos ellos evitan recurrir a opciones que desequilibren las relaciones, que generen más tensión de la necesaria o produzcan conflicto. No sacan como argumento la relación de poder ni realizan chantaje emocional. De esta manera son capaces de mantener mejores relaciones a largo plazo. Solo cuando negociamos basándonos en los intereses de las partes en vez de nuestra posición de poder estamos en condiciones de llegar a acuerdos duraderos y fortalecer la confianza mutua.

Para los niños saber negociar es esencial en su educación, pues les permite ser asertivos y resolver los conflictos sin generar conflictividad en su entorno ni resentimiento interno.

“Negociar permite una salida razonable independientemente de la posición de poder que ostentes. El que no negocia abusa, se frustra o miente. Por contra, negociar es el antídoto contra la ira.”

Y es que negociar, como comentábamos al principio de este artículo, va más allá del afán de lucro, porque habitualmente lo que negociamos no es dinero sino tiempo, calidad de vida y tranquilidad. Si esto lo tenemos claro es posible incluso que un día podamos prescindir de la formación empresarial en negociación porque todos la viviremos como algo natural.

En mi experiencia identifico a los buenos negociadores por ciertos rasgos:

  • Actúan con un fin en mente, sin dejarse llevar por su vanidad, y valoran los diferentes escenarios de negociación y sus consecuencias para resolver las discrepancias.
  • No se toman las cosas como ataques personales, ni ven la vida como un peligroso juego de “o comes o te comen”. Eluden entrar en discusiones para demostrar quién tienen la razón (suelen acabar mal) y son hábiles identificando y proponiendo alternativas.
  • Comprenden el punto de vista del otro, dialogan, expresan sus intereses y visualizan soluciones de común acuerdo.
  • No se resignan a salir perdiendo y, en todo caso, buscarán posiciones intermedias que les permita mejorar algo.
  • Saben manejar los tiempos y madurar las relaciones, sin necesidad de soluciones inmediatas e imperfectas.

Tanto en la parcela personal como profesional, invito a observar las cualidades de negociación o ausencia de ellas de las personas que tenemos a nuestro alrededor. Recientemente tuve la ocasión de comparar las competencias de varios agentes comerciales de seguros de empresas distintas a las que llamé para negociar mi póliza de seguros para el siguiente periodo. He preparado un cuadro para distinguir las buenas prácticas y errores que observé en estas conversaciones:

funciona no funciona
adopta un grado de formalidad de acuerdo al perfil del interlocutor, ni distante ni demasiado amistoso sigue un guión preconcebido, independientemente del interlocutor
pone en valor su oferta y a su empresa, sin remitirse exclusivamente al precio como argumento centra la discusión en el coste, en la prima, sin mencionar las características del seguro
demuestra saber de qué está hablando, conoce el tema, el sector; te da información que desconoces realiza concesiones sin solicitar contrapartidas
maneja distintas ofertas u opciones en función de cómo va evolucionando la conversación desacredita a la competencia, amaga con utilizar el miedo al cambio como estrategia
emite continuas señales de escucha: no interrumpe, entabla una conversación, no tiene prisa, adopta un tono cordial entra a discutir  a ver quién tiene la razón en algún aspecto

 

Y ahora lo más complicado, ¿estarías dispuesto a que los demás valoren tu capacidad de negociación? Te adelanto que hay varios estilos de negociación, más o menos eficaces en función del contexto. De tu parte queda analizar si con tu estilo estás obteniendo lo que esperas en términos de resultados, autoestima y relaciones.